MANUAL DE POLITICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MAY0 2021

1. GENERALIDADES

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto Único Reglamento del Sector Comercio, Industria y Turismo, Decreto 1074 de 2015, en calidad de responsables del tratamiento de los datos personales de los titulares que reposan en la base de datos SEGURIDAD RODAS LTDA, ha documentado el presente manual de políticas para el tratamiento de datos personales.

2. OBJETIVO

SEGURIDAD RODAS LTDA, Busca garantizar la protección de los datos personales que son utilizados o reposan en sus bases de datos y archivos, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Todo esto en desarrollo de lo establecido por el artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015 y demás normas reglamentarias.

De esta forma, mediante el presente documento se establecen los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procedimiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales y se fijan las responsabilidades de la compañía y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que poseen en sus bases de datos y archivos.

3. AMBITO DE APLICACIÒN

El presente Manual será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos personales que sean susceptibles de tratamiento por parte de SEGURIDAD RODAS LTDA.

4. ALCANCE

El presente manual aplica en todos los niveles de SEGURIDAD RODAS LTDA y a todas las bases de datos personales que se encuentren en su poder, y cuyo tratamiento haya sido efectuado en el territorio colombiano, o cuando al responsable del tratamiento o encargado no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

5. MODIFICACIONES

SEGURIDAD RODAS LTDA podrá actualizar este manual en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informara y se dará a conocer oportunamente antes de implementar las nuevas políticas mediante documento escrito, publicación en los sitios web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología.

Por este motivo se recomienda al titular de los datos, personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.

6. PRINCIPIOS

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se aplicarán los siguientes principios rectores en el tratamiento de los datos personales:

7. DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no sometidas a reserva.

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial, o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado de tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

8. IDENTIFICACIÒN DEL RESPONSABLE

Nombre: SEGURIDAD RODAS LTDA
Identificación: 830.096.391 – 8
Dirección y Domicilio: CLL 67F No. 65a-46
Correo Electrónico: contabilidad@seguridadrodas.com
Teléfono: 3113810

SEGURIDAD RODAS LTDA., comprometida con el cumplimiento de requisitos legales para la protección de datos personales, establece medidas generales para garantizar las medidas de seguridad y privacidad, con la finalidad de evitar posibles adulteraciones, perdidas, consultas, usos o accesos no autorizados, aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que administre la empresa y cuyo titular sea una persona natural.

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para obtener la autorización de los titulares, efectuar el tratamiento de los datos personales, las finalidades de uso, los derechos que le asisten a los titulares, los canales de atención, así como garantizar el cumplimiento de este manual de tratamiento de datos personales.

ALCANCE

Este manual aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de SEGURIDAD RODAS LTDA., como responsable del tratamiento de datos personal.

AUTORIZACIÒN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de SEGURIDAD RODAS LTDA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. SEGURIDAD RODAS LTDA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

En SEGURIDAD RODAS LTDA., se da aviso y autorización de recolección y tratamiento de datos a los aspirantes y empleados de la compañía de manera escrita mediante la cual se informa los fines para la recolección de datos personales y los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales de las bases de datos de SEGURIDAD RODAS LTDA

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

a) Quién recopila (responsable o encargado).
b) Qué recopila (datos que se recaban).
c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).
d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
e) Si se recopilan datos sensibles.

9. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE LOS MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

De conformidad con lo anterior, el tratamiento de los datos de los hijos menores de edad de los colaboradores podrá hacerse para brindar beneficios, así como la afiliación a Seguridad Social, Caja de Compensación Familiar y demás obligaciones legales. De igual modo en SEGURIDAD RODAS LTDA., no se mantiene copias de los documentos de los menores y tampoco se cuenta con base de datos con información de los menores.

10. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

En SEGURIDAD RODAS LTDA., no se solicitan datos sensibles que puedan afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos de partidos políticos de oposición, así como los datos de la vida sexual de las personas.

Para el tratamiento de datos relativos a la salud (La empresa no requiere historias clínicas) y datos biométricos se hará informando el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas al tratarse de datos sensibles.

11. AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en que SEGURIDAD RODAS LTDA no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará un aviso de privacidad mediante el cual comunicará la existencia de tales políticas y la forma de acceder a ellas.

12. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

La recolección de datos personales y su tratamiento tienen las siguientes finalidades:

• Realizar todos los trámites necesarios para la contratación del personal.
• Formación del personal.
• Promoción y selección del personal.
• Gestión de nómina.
• Desarrollar actividades para brindar beneficios a los hijos del personal vinculado a la compañía, así como la afiliación a seguridad social, caja de compensación y demás obligaciones legales.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos de trabajo o de las relaciones comerciales de los responsables con terceros.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales de la compañía.
• Control de asistencia a eventos y capacitaciones.
• Realizar contratos comerciales con los clientes
• Verificar la legalidad de clientes y proveedores
• Realizar pagos a los proveedores

13. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

SEGURIDAD RODAS LTDA realizará operaciones que incluyan la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de los datos personales de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.

SEGURIDAD RODAS LTDA tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y que se encuentran previstas en este Manual de Políticas para el tratamiento de datos personales, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen o adicionen, adicionalmente existe el compromiso de guardar la confidencialidad respecto al tratamiento de los datos personales y se encuentra prohibido la transferencia de datos personales a terceros sin previa autorización.

En cuento a la conservación y supresión de los datos personales la compañía aplicara el procedimiento de control de documentos GI-PD-01.

14. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de SEGURIDAD RODAS LTDA:

a) Conocer, actualizar, rectificar sus datos personales frente a SEGURIDAD RODAS LTDA, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada SEGURIDAD RODAS LTDA, en su condición de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, como lo son: 1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; 2. Datos de naturaleza pública; 3. Datos de urgencia médica o sanitaria; 4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; 5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

c) Ser informado por SEGURIDAD RODAS LTDA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la suspensión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

15. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÒNRECHOS DE LOS TITULARES

No es necesaria la autorización cuando se trate de la siguiente información:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

16. DEBERES DE SEGURIDAD RODAS LTDA EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SEGURIDAD RODAS LTDA se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que suministre el encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

i) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

j) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.

l) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

m) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

17. DEBERDEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el presente manual.

f) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» a la persona que se encuentra en proceso de reclamación.

h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

18. PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Las consultas, peticiones, quejas o reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos que le asisten, podrán ser remitidos por cualquiera de las siguientes vías:

a) A través del correo electrónico: contabilidad@seguridadrodas.com
b) Mediante escrito radicado en la sede administrativa de SEGURIDAD RODAS LTDA., en la calle 67F No. 65ª-46.
La solicitud será atendida por el personal responsable encargado de los asuntos del tratamiento de los datos personales en el horario de 8:00a.m. a 5 p.m.

La solicitud deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que originaron la consulta, petición, queja o reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

En cuanto a las consultas, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cuanto a los reclamos, los titulares podrán presentar una queja o reclamo ante SEGURIDAD RODAS LTDA el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SEGURIDAD RODAS LTDA, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

19. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

SEGURIDAD RODAS LTDA, como responsable de las bases de datos ha designado a Marisol Vera, Asistente Contable, como Oficial de Protección de Datos.

El Oficial de Protección de Datos será la persona responsable de la atención de las peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

20. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SEGURIDAD RODAS LTDA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

SEGURIDAD RODAS LTDA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

21. ACEPTACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA

El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de SEGURIDAD RODAS LTDA.

Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y SEGURIDAD RODAS LTDA, y que SEGURIDAD RODAS LTDA ha solicitado de manera explícita las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015, Capítulo 25, Sección 2, SEGURIDAD RODAS LTDA continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el titular no contacte a SEGURIDAD RODAS LTDA para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.

22. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS.

Las bases de datos cuyo tratamiento ha sido realizado por parte de SEGURIDAD RODAS LTDA, tendrán un periodo de vigencia que corresponderá a la finalidad para la cual se autorizó su respectivo tratamiento.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o proveedores se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

PUBLICACIÓN

El presente manual estará a disposición de los titulares de la información medio físico en las instalaciones de la compañía y publicado en la página web de la compañía www.seguridadrodas.com/politica-datos